Hoe leg je als aannemer een dossier vast op de bouwplaats?
„Vertrouw me maar” is geen bewijs. Of je nu onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen valt of gewoon een klant hebt die over een jaar iets vraagt: je moet kunnen laten zien wat er achter die wand zit. De vraag is niet óf je documenteert, maar wanneer — tijdens het werk of achteraf uit je geheugen.
Achteraf documenteren bestaat niet
Iedereen die het geprobeerd heeft weet het: een dossier dat je op vrijdagmiddag samenstelt uit losse foto's op vier telefoons is geen dossier. Je mist de datum, je weet niet meer wie wat deed, en de foto van de bewapening zit tussen vakantiekiekjes.
Het werkt alleen als het vastleggen samenvalt met het werk. Niet een extra handeling erna, maar iets van tien seconden op het moment zelf.
Wat leg je vast op de bouwplaats?
Ongeacht welke regels op jouw project van toepassing zijn, komt het neer op vier dingen die achteraf onbetwistbaar moeten zijn:
- Wát er is gedaan, met een foto van vóór het dichtging.
- Wanneer, tot op de dag.
- Wie het heeft gedaan.
- Waar in het gebouw, tot op de ruimte.
Waar het misgaat: de plek waar de foto belandt
De foto zelf is het probleem niet. Elke elektricien maakt er een voordat de wand dichtgaat. Het probleem is dat hij daarna in een groepsgesprek verdwijnt, tussen tweehonderd berichten over parkeerplekken en ziekmeldingen.
Een groepsgesprek is chronologisch geordend. Een gebouw niet. Zoek je over een jaar de bedrading in de meterkast, dan zoek je in een ruimte, niet in een week.
Vastleggen per ruimte, tijdens het werk
Zet vooraf je ruimtes klaar: keuken, meterkast, badkamer, hal. Dat is één keer een minuut werk en het bepaalt de hele ordening van je dossier.
Daarna geldt één regel voor je ploeg: gaat er iets dicht, maak dan eerst een foto en zet hem in de ruimte waar het over gaat. Foto maken, even inspreken, klaar. Wie er een formulier van maakt, krijgt geen foto's.
Houd interne opmerkingen intern. „Wand staat scheef, moet gecorrigeerd worden” hoort in je eigen vastlegging thuis en niet ongefilterd bij je klant. Dat je het opschrijft is juist goed — dat het is opgelost, is later precies wat je wilt kunnen aantonen.
Wat je er aan het eind mee kunt
Als je het zo hebt bijgehouden, heb je aan het eind van de klus per ruimte een chronologisch overzicht met foto's, datums en namen. Dat is de grondstof van je dossier.
Dat is niet hetzelfde als het dossier zelf. Welke stukken je precies moet aanleveren en aan wie, hangt af van je project en van je kwaliteitsborger; dat verschilt per gevolgklasse en per type werk. Maar het deel dat achteraf niet meer te maken is — de foto's van wat er achter de wand zit — heb je dan wél.
En dat is het deel waar het altijd op stukloopt.
Controleer wat er voor jouw project geldt
De Wkb is gefaseerd ingevoerd en geldt niet voor elk project even zwaar; voor verbouw gelden andere afspraken dan voor nieuwbouw. Ga niet af op wat je op een blog leest, ook niet op deze: kijk wat er voor jouw gevolgklasse en jouw type werk geldt.
Maar of het nu verplicht is of niet: een klant die over twee jaar belt over een lekkage heeft geen boodschap aan wetgeving. Die vraagt wat er destijds is gedaan. Dat je dat kunt laten zien, scheelt je een discussie die je anders op gevoel voert.